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什么是协同OA

文章来源: 本站  上传时间: [2012-6-5 22:08:39]  浏览次数:

在平常工作的客户沟通中,在一些周围开始还不算熟悉的朋友圈中,我们经常需要介绍自己的工作性质。刚开始我说我是做OA软件的,还有很多人会问我:OA是什么?

实际上,我们周围这样的人大有人。他们不知道什么叫信息化,不知道什么叫ERP软件,不知道什么叫OA。

在这样的场合下,我们需要用一句话来介绍OA的作用和价值。OA平台到底能干什么?OA平台到底有什么价值?

如果我用很严密的逻辑话语告诉他:OA软件就是采用internet技术,以“工作流”为引擎,以“知识文档”为容器,以“信息门户”为窗口,使企事业单位内部工作人员方便快捷的共享信息,高效的协同办公。

他们还会问我:什么是工作流,什么是知识文档,什么是信息门户?对于大多数从事过信息化工作的人们来说,这样的名词应该不难理解。但对于更多大众化的朋友,用1-2句话来描述它反而比较难。同时我也在考虑,怎样用更市场化的语言来向所有的朋友介绍OA?

随着OA平台的逐步升级,客户对OA的需求和理解也不一样。从当初单纯的行政办公,到后来的审批流的出现,以及门户、知识管理的融入,OA在扮演着不一样的身份。甚至现在某些论坛也开始炒作SNS概念,他们认为SNS就是OA,SNS还将替代OA。

什么才是协同OA的核心?

是门户,是流程,还是知识管理,还是协作沟通工具?他们之间有真正的次序之分吗?

我有一个朋友在99bill(快钱)工作,她从事该公司的法务。99bill是泛微2011年签约合作的一个客户。有一次,我跟她还有周围的一群朋友在一起,她向周围的朋友解释OA平台。她说:现在用的OA跟以前不一样了,现在的OA就是一个工作台,员工每天通过这个工作台可以处理公司的各种事务。

当时,“工作台”这个概念在我心中一亮。类似如她这样的非信息化人员大有人在,他们对OA的理解就是“办公平台”,这是OA平台使用者对协同OA最基础的理解。

在泛微的百城巡展演讲中,泛微副总裁袁立松分享的一页PPT也同样阐述了OA一个最大的核心作用。协同OA平台将要打造的一个全员的工作台,帮助所有人处理属于自己业务和非业务范畴内的所有工作事务,从而提升全员的办公效率。

一位客户和一位厂商对OA核心作用的朴素理解。让我开始有些相信,在未来3-5年内,打造全员的工作平台是OA普及并被所有使用者认可的一大核心要素。

基于此,提出以下问题供朋友们思考:

1、工作台可以处理哪些事务?他的核心价值是什么?

2、工作台呈现在使用者面前是什么样的?工作台是由哪些元素组成的?

工作台将以业务流程融合、驱动而受青睐

先回答第一个问题,工作台可以处理哪些事务?按照员工职能来分,如果你是一名财务人员,你需要处理资金支付、用款处理、费用划拨、预算上报等工作。如果你是一名销售人员,你需要处理客户卡片信息、销售项目进程、产品信息等,如果你是生产人员,你需要处理订单审批、用料调拨、物料采购、发货处理等信息。从职能上,虽然每位人员处理的事务都不一样,但本质上,这些人都是在处理跟自己相关的核心业务。从这点上,可以看出未来OA的工作台绝对是一个“业务工作台”。

OA概念甚至早于ERP概念,但一直没有比ERP更受关注,另外OA的项目价格远远低于ERP项目价格。就是因为早期的OA平台处理的是“非核心业务”事务。随着OA与ERP的融合,OA开始深入到企业的核心业务中,特别是核心业务流程上的融合,让OA从边缘走向所有管理者和CIO的视线中。

如果想让OA平台走向企业核心事务,未来的OA工作台将是以业务流程融合、业务驱动为先决条件。

工作台将融门户、知识、SNS为工具辅助业务运营

2年前,一位intel 市场高管告诉我他一天的工作模式。每天早上9:00到下午6:00他都在处理邮件。他一天的邮件处理量竟然高达400封。在此400封邮件中,其中有20封是紧急处理并马上出现批复结果的,有100封是需要回复意见的,有100份是留作后期处理的,剩下的180封只是查阅即可。

这是一个表象,告诉我们目前很多集团、上市企业人员的工作模式。国外的OA平台基本是以邮件处理为核心工作内容。中国OA厂商平台核心的呈现样式也是如此。我们将员工核心事务分成待办、已办、反馈、完成等几类业务模式。企业内员工通过相互推送即可完成。目前很多OA厂商已经实现此功能。

然而,工作台如果仅仅是一个类似如此的员工工作台,可能还无法提升员工效率,发展至今的OA平台开始增设:

(1)以个人、公司、部门、报表等为信息载体的门户平台。方便员工在工作之余查看与自己工作、职位相关的信息。

(2)以知识地图为核心的知识管理内容,方便员工在工作中丰富自己的业务知识,快速成长,快速处理相应业务事务。

(3)以QQ/MSN/贴吧/论坛为模式的及时沟通工具,辅助员工处理自己的核心业务。
从近几年实施和应用得比较好的成功案例来看,用得最好的企业都是以流程为引擎的员工工作台,譬如深圳的榄菊集团,流程数达到250个,安徽的合力叉车,流程数191个。所有员工上班第一件事是打开OA系统,通过OA处理各种待办事件已经成为各员工的工作习惯。员工一天的大部分精力都是通过OA平台处理各种事务。


工作台需要个性化,快速响应能力


如果员工对工作台产生一种依赖感,这就要求我们的工作台更加精细化,具有及时准确的响应能力。这对工作台提出了两个核心要求:

第一个要求就是个性化。如果企业有10000人,就要有10000个不一样的工作台,这样保证所有人都在围绕自己的核心事务来做运营。这对OA厂商提出了挑战,很多OA厂商并不能做到这一点,往往一个系统开始实施完成了,其基本的门户框架和流程等都已经固定。但企业内部人员流动频繁、职位变更频繁,组织架构更新频繁,如果能使OA系统保持个性化的要求?

OA厂商想到的一种解决办法就是权限来分配。首先将组织内的员工赋予职位、角色、等级,相同职位的可以浏览更职位相关的门户信息、工作文档,相同角色的人可以处理跟角色相关的事务,同时通过等级制度来规范平台的信息阅读、下载、编辑等权限。

第二个要求是快速响应能力。我们需要将一个任务准确得推送到某个指定人员,任务消息首先要求快速到达,第二是要方便该指定人员快速准确的处理,第三要能快速的让下一个环节的人员接手。这时候,任务送达时间,任务处理方法,任务耗费时长等都是非常关键的。只有具备快速的随需响应能力,员工之间才能更高效的工作。


基于此,我们看到协同OA平台的工作台对企业的重要性。总之,工作台只是呈现的员工IT应用的一个工具,工作台会随着各类企业个性化需求不断更迭发展,外在模式也不尽相同。但在背后,协同OA需要具备适应企业个性化需求,随需而应的能力,只有这样,协同OA平台才会越走越远。

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