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QQ、即时通讯工具能替代OA吗?

文章来源: 本站  上传时间: [2012-6-5 22:15:57]  浏览次数:

最近在看到一些报道称企业即时通讯软件将替代OA,还有一些即时通讯厂商开始宣称自己是“协同办公”厂商。历时十几年的发展,“协同OA”软件至今还没有明确的定义,市面上各种类型的厂商只要在产品功能上跟办公沾上边,就号称自己是协同OA厂商,各家厂商也都有自己的标准和概念。由于牵涉到利益和迎合使用者的热点需求,这本身并没有错。但却很容易企业信息部门和使用者陷入概念的引导中,在选型上抓不住自己的重点需求。

腾讯QQ的兴起和强盛,培育了一大部分个人级市场。中国人已经达到了人手一Q的程度,这种普及速度让所有人都了解并熟悉即时通讯软件的优势。即时通讯软件在近几年正成为一种企业办公热点,开始广泛应用于各类行业办公人群中,很多人开始用QQ来处理各种工作内容,用QQ与企业内外部人员沟通交流。市场人员用QQ完成了任务分工,销售用QQ谈成了单子,实施人员用QQ完成了项目问题。

任何事物的发展都是一把双刃剑。QQ在给企业带来便利高效的同时也带来了困扰,最大的难题就是不方便管理。QQ畅谈自由,很多人开始在上班时间谈起了私事,在QQ群中插科打诨,上班就是聊天,浪费时间反而降低了工作效率。还有的员工一旦离职,个人QQ号中的所有客户信息随之带走,让企业头痛不已。

于是,企业一声令下,所有员工禁止使用QQ,但屡禁不止,各种在线web版,服务器版等纷纷出台。也有的企业采用良性发展,开始采购类似如QQ的及时通讯软件来解决此问题。腾讯RTX、微软Microsoft Lync、IBM Lotus Sametime、互联网办公室.imo、中国移动.企业飞信等纷纷登上企业级市场的舞台。

相对于传统的电话、E-mail等通信方式来说,即时通讯不仅节省费用,而且效率更高。例如企业的即时通讯软件可以随时查看各部门在线人员、沟通各分支机构、即时传输文件、进行远程视频会议、群发手机短信等。

因此,很多即时通讯软件厂商开始鼓吹说即时通信很有可能成为继管理软件后又一企业必备的办公管理软件,市场潜力不可忽视。真是这样的吗?

笔者丝毫没有贬低即时通讯软件的价值和作用。不过,将即时通讯软件与协同OA软件画上等号,笔者不敢苟同。

笔者认为:即时通讯软件只是办公人群中的一个新兴应用,解决的是办公人员的沟通协作问题。协作沟通工具有很多中类型,如协作区(论坛)的沟通,微博信息的沟通,流程的沟通,电话短信、即时通讯等多种形式,每一种形式都有它的优缺点。

以即时通讯代表OA协作沟通是一种以偏概全的说法,以即时通讯代表OA平台更是以偏概全。那么,如何解决好企业办公过程中的沟通问题?泛微认为,可以从以下几个方面入手:

日常的新闻、公告可以通过企业门户发布来广而告知。

单独、小范围的信息和文件可以通过内部留言(流程)来传播。

个体的、独立的的信息通过即时通讯工具来传播。

需要多人参与发表讨论的话题可以通过协作区来进行。

每天、每周、每月的工作日志可以通过工作微博来传播。

重要的、迫切的独立信息可以电话来进行。

重要的、迫切的、复杂的消息可以采用面谈形式进行。


办公沟通形式对比分析(以泛微协同OA办公管理模式为例)

序号

信息推送形式

优点

缺点

适用人群

1

门户

适合大批量、多人群进行推送,用于企业公告、新闻传播

无法了解所有接收人的接收信息和反馈情况

全公司,大批量人群

2

留言推送(流程)

可收到每个人的具体反馈,并可关联多种企业资源进行全面推送

相比即时通讯较费时

全公司、特定人群,个体

3

协作区

适合网上建立虚拟团队,参与互动讨论

无法及时通知到相关人员

特定人群

4

网络会议

特定时间内的话题沟通、讨论,成本较线下会议低

提前需要双方约定,召集困难,需要高质量网络平台支撑

特定人群

5

即时通讯工具

适合点对点的个体沟通,推送信息重要但不紧急

需要网络平台,大量信息传递速度较慢

个体人群

6

工作微博

适合上下级信息传递,工作日志、计划交流

接收人信息不宜掌控,不够即时

上下级同事

7

手机/电话

适合点对点的个体沟通,推送信息适合重要且比较紧急。

无法记录和备份,容易遗忘

个体人群

8

短信

适合点对点的个体沟通

撰写信息速度慢,有费用支出

个体人群

9

面谈

适合复杂的大量的信息,重要的,紧急的信息,适合个体及小范围信息推送。

提前需要双方约定,条件苛刻,如出差面谈需要高成本

个体人群

10

线下会议

是一种易接受的传统模式,线下会议信息量大,比较正式、隆重。

组织困难,成本较高

大批量人群,特定人群

正因如此,泛微认为,单一的即时通讯形式并不能全面满足企业办公沟通需求。企业需要构建适合各类办公人群的协作沟通平台,有的放矢按照沟通需求选择办公工具进行沟通,才能真正实现全面协同,提升工作效率。

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