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传统OA的协同新思维

文章来源: 本站  上传时间: [2014-8-11 16:47:04]  浏览次数:

    一谈到协同管理软件,大家总是先想到传统的OA系统,但随着互联网的发展,OA系统作为一个重应用越来越受到局限,尤其是对一些中小企业来说,轻应用似乎更适合他们的管理。曾有13年OA协同管理软件开发维护经验的泛微,新近开发的轻应用eteams,就能带来低成本、高质量的不同体验。

 

轻应用化 从迁徙到颠覆

    作为国家重点软件企业的上海泛微网络科技股份有限公司在OA软件领域算是知名企业,13年的行业经验和良好的技术能力使得绿地集团、上海医药、格力电器、万达集团等诸多世界及中国500强企业成为他们的忠实用户。

但近几年,新兴企业社交软件应用的受宠,让泛微看到了移动4G、云计算技术给整个社会带来的变化。2013年泛微首现变革之心,推出了移动办公e-mobile产品,将协同OA上的公文、流程、通知公告等应用扩展到手机移动终端。

    在抢占了移动市场先机之后,泛微继续开展轻应用的开发,今年4月泛微发布了eteams云OA服务,如果说e-mobile平台是泛微OA平台应用向移动平台应用的一次迁移,那么eteams云OA服务则是泛微对原有OA平台应用的一次颠覆。

    eteams在服务上的颠覆,就在于它希望自己的技术不仅能服务于大型企业,同时也能服务于中国最大的企业群体——小微企业。“产品完全部署在云端,不需要机房、服务器、不用聘请专业IT人员来负责部署实施和运维工作,不仅如此,我们还为十人以内的团队提供免费服务。”泛微营销服务总监卢文融介绍道,只要打开浏览器输入账号就可以与同事交流工作和想法、安排任务、知道彼此在做什么,何时需要协作。如果不满意,就停止使用或付费,这对于中小企业几乎没有什么成本风险。

    另外,一直以来,部署OA管理软件是一项庞大的任务,通常需要大批IT人员和顾问调研、实施这些系统,往往提前支付的授权成本就高达上百万元人民币。卢文融告诉记者:“再加上产品授权实施服务费,以及年度维护的费用,这种级别的部署在时间、人力和预算方面的要求,因而中小企业往往无法使用这类软件,也无法得到信息化的效益,而eteams却完全颠覆了原有的方式。”

 

矩阵模型 打通工作环节

    从泛微eteams的这套产品的技术与运用来看,这款基于SaaS的软件,主要以“目标任务”为核心,通过任务的三要素框架来帮助企业展开工作以及与同事之间的协作。

    首先eteams为每一个任务设置唯一的负责人,由一人对某个任务负全责,这样一来工作责任更加清楚。其次,为每一个任务设置的截止日期,把执行落到实处的同时也让项目进程不会延期。第三就是添加注释,让同事之间能更好的理解任务内容,避免因为沟通不畅导致的项目偏差。

“在这三个要素的框架上,系统给用户最大的权限去灵活地设置具体内容。”卢文融表示,每个员工可以很清楚地知道今天做了什么,明天要做什么。而所有的任务和每一次的进展又自动汇集到工作日报模块,形成一天的工作轨迹,当某一天回头看看的时候也能了解到当时的情况,同时对领导来说,也可以比较全面的了解员工的工作状态和进度。

    除此之外,在eteams中还能看到泛微OA协同管理软件里一个重要内容,那就是“协同矩阵模型”。通过关联工作中任务、文档、客户、流程、目标与标签等几个要素,把企业工作事件打通。例如上级安排新员工回访老客户,但又怕新员工不知如何回访,这时上级只要把“如何回访”的文档关联到新员工的回访任务中,就能让新员工了解回访的重点。

    协同矩阵模型实际上是提供了企业信息网状管理的解决方案,通过一个信息点,与之相关联的所有信息都能被找到。这样既能把项目的来龙去脉、最新进展、讨论和反馈的结果、收集项目过程中产生的文档,归集发生的费用的工作主线完整呈现,让使用者360°掌握项目进展,更加高效地运转工作,也能建立企业团队轻社交模式和工作经验信息分享平台,让同事联系更紧密。

 

移动OA平台化

    在移动化的浪潮下,移动办公的需求也越来越大,虽然eteams在PC端只有WEB版的应用,但是移动端应用却已经配合完成。不得不说,eteams的移动端应用足够强大,几乎囊括了PC端99%的功能,或许这就是作为老工具OA厂商的优势所在。

    作为符合移动端的产品,eteams也有其特有的创新。“现在很多企业的员工常有在外办公的情况,例如销售人员,而领导往往对于这些员工在外的实际工作状态无法了解。”卢文融解释道,以前销售人员表示明天要去拜访客户,而领导往往无法确定自己的员工第二天是否真的去了。但员工通过eteams考勤定位功能,显示自己所在的位置,领导就能清楚了解员工是否去了客户那里。除此之外,eteams还有语音输入功能帮助使用者在不方便打字时利用语音输入工作相关信息,以及名片扫描功能帮助使用者轻松及时地搜集名片信息。

    而从这些功能上的创新设置,可以看到eteams平台化集成的开放心态,因为不管是基于LBS(基于位置服务)的定位考勤功能也好,还是语音输入功能也好都有其他合作厂商的影子,例如,语音输入就是与科大迅飞合作。卢文融认为,定位系统、语音输入这些都不是OA厂商的开发强项,但是这些功能却是在移动办公中常会用到的功能,eteams把高质量的相关产品整合后嵌入到自己的产品中,在提高产品品质的同时也能为用户带来较为理想的使用场景,这才是办公软件产品创新的意义所在。

 

案例——西安娱至尚: 员工协同效率骤升6天完成142个任务

    西安娱至尚成立于2011年,专注于汽车电子行业,现在已经是一家集车载DVD导航、便携式导航、电子狗、行车记录仪等汽车电子产品分销的汽车用品公司,到2013年全年销售额已经突破1000万。随着公司的业绩发展,团队的人数也在不断增加,而对于年轻的创业企业来说,如何提高日常工作管理成了必须要面对的问题,传统OA协同又是不小的开销,难以负担。

    娱至尚的负责人蔡伟介绍:“前不久看到泛微的eteams觉得比较喜欢,因此立刻开始研究这个产品。”由于专业的功能设置与移动化端的配合很符合公司的需求,蔡伟就决定选用eteams作为公司的协同管理软件。在与泛微的咨询中,他根据组织体系设置了权限,便于从上而下的管理协同,以及区分责任关系。

为了让所有员工都能领会软件的主要用途,蔡伟用思维导图做了一个功能简介并在公司会议上介绍给大家。同时,为了推进系统的顺利实施,他为项目定了4大推进阶段:第一阶段,备忘录,随身小秘书;第二阶段,任务协同;第三阶段,考核跟踪;第四阶段:改善员工的拖延症。

在这4大阶段的指引下,每个员工今天做什么事、是否完成工作、有什么成效,都能通过随时的记录寻找到工作轨迹。以任务为中心的协同,强调了人与事、事与事之间的关系,谁是任务的负责人、参与者谁负责给这些任务提供必要的帮助,一目了然,无形中也增加了每个员工的责任心和工作条理性。

    为了更好的解决人与事之间的关系,蔡伟还使用了eteams中的“关注”,这种关注机制与社交网络中的关注不同,eteams让这种关注对象变为了事,员工可以关注自己感兴趣的任务、文档、客户、流程、工作主线等,当事情太多,无从下手的时候,关注事项会让员工更聚焦。

就这样几个设置与员工的积极使用,仅仅6天时间,全公司已经协同完成了142个任务,相当于一天完成23个多的任务,这样的工作效率是娱至尚在使用eteams前从来没有过的。

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